Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)

Если подотчетные суммы не возвращены

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

  • НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
  • страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × [22% 5,1% 2,9% 0,2%]).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Установление сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Если речь идет о сотруднике другого филиала, то можно без проблем выдавать ему деньги под отчет. Ведь хотя он и не является работником данного подразделения, но трудится в той же организации. К тому же в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций четко сказано, что подотчетные суммы выдаются, в числе прочего, на расходы подразделений, включая филиалы без собственного баланса.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Сложнее обстоит дело, когда нужно оформить подотчетные средства на человека, не работающего в компании. Как правило, это учредитель, который собирается оплатить счета предприятия, отнести наличную выручку в банк и т д. Поскольку он не состоит в штате, то не может выступать в роли подотчетного лица. Значит, бухгалтер должен найти другое основание для выдачи наличных.

По нашему мнению, в данной ситуации неплохим вариантом станет договор безвозмездного поручения. В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить какие-либо действия на благо компании. Учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства. Номер и дату договора кассир проставляет в расходном ордере, оформленном в момент выдачи денег.

На первый взгляд, такой способ выглядит довольно рискованно. Виной тому термин «безвозмездно», к которому налоговики традиционно относятся с большим подозрением. Однако, причины для серьезных опасений нет. Во-первых, в случае с учредителем безвозмездность вполне оправдана, ведь он — лицо заинтересованное.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Во-вторых, чтобы доказать сокрытие налогов инспекторам придется привести данные о рыночных ценах на аналогичные услуги. Сделать это будет нелегко, так как услуги эти весьма специфические. Кроме того, арбитражная практика показывает, что подавляющее большинство споров по рыночным ценам решаются не в пользу ИФНС.

Помимо приказа о сотрудниках, имеющих право получать деньги под отчет, руководителю предприятия имеет смысл издать приказ об утверждении сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет (см. рис. 1 на с. 35). Ведь не исключено, что кто-нибудь из подотчетных лиц будет затягивать с отчетом по израсходованным суммам и осуществлением окончательного расчета по ним.

Документ 1

    г. Ярославль                                                 11.01.2011

С целью осуществления хозяйственных расходов работниками предприятия

             Цель выдачи денег           
    Сроки в календарных днях
     Покупка хозяйственного инвентаря    
      21 день со дня выдачи
   Покупка канцелярских принадлежностей  
      7 дней со дня выдачи
  Оплата мелкого ремонта офисной техники 
      28 дней со дня выдачи
    Оплата почтово-телеграфных расходов  
      7 дней со дня выдачи
    Генеральный директор    Веселов    А.А. Веселов

Рисунок 1

Обратите внимание, что сроки, на которые работнику могут быть выданы наличные деньги под отчет, руководитель предприятия назначает по своему усмотрению. Никаких ограничений в законодательстве нет.

Устанавливать срок, на который работникам выдаются подотчетные деньги, – это право, а не обязанность руководителя предприятия. Однако если указанный промежуток времени не определен, то сотрудник должен отчитаться в день получения подотчетных сумм. Это следует из Письма ФНС России от 24 января 2005 г. N 04-1-02/704.

Пример 1. Руководитель ЗАО “Перун” не установил срок, на который сотрудникам предприятия выдаются наличные деньги для осуществления хозяйственных расходов.

12 мая 2011 г. офис-менеджер ЗАО “Перун” В.П. Ласточкина получила деньги на покупку канцтоваров. В этот же день она обязана выполнить задание, сдать авансовый отчет и вернуть неизрасходованный остаток подотчетных денег в кассу.

Организациям, не пересматривающим в течение года сроки, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет для осуществления хозяйственных расходов, целесообразно прописать эти сроки в учетной политике.

Нередко случается, что авансовый отчет поступает в бухгалтерию гораздо позднее заявленного срока.

Например, Макаров А. И. был в командировке в Калининграде с 20 по 22 июня 2016 года. Это значит, что не позднее 27 июня он должен был отчитаться о потраченных средствах. Авансовый отчет был отдан на проверку только 3 августа 2016 года.

Чем это грозит предприятию:

  1. Сумму, потраченную сотрудником, нельзя будет включить в расходы при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (в примере — при расчете авансовых платежей за полугодие), поскольку расход этих денежных средств документально на конец периода не подтвержден.
  2. Существует спорный момент по начислению НДФЛ по авансам, выданным работникам. Позиция ФНС ясна: на подобные суммы необходимо начислять налог. Но есть судебная практика, подтверждающая, что подотчетные суммы не являются доходом налогоплательщика и, следовательно, не должны облагаться налогом. Какой позиции придерживаться — следует решать руководителю. Налоговики при проверке могут попытаться доначислить налоги, и, возможно, отстаивать свою позицию придется в суде.
  3. Также будут нарушены правила ведения кассовых операций. Штрафов на данный момент за это не предусмотрено, но, например, аудиторы могут сделать вам замечание.

ВАЖНО! Работодатель вправе принять решение об удержании денег из заработной платы работника не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания (ст. 137 ТК РФ), а уже потом, после сдачи отчета, вернуть ему денежные средства.

Предлагаем ознакомиться  Как прописаться в чужом городе

Итак, что делать бухгалтеру во избежание подобной ситуации:

  1. Следить, чтобы все подотчетные лица были ознакомлены с внутренними распоряжениями о выдаче сумм под отчет.
  2. Возможно, напоминать сотрудникам о необходимости своевременного представления документа.

О еще одной мере воздействия см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

Способ 1. Начисление дивидендов

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Начисление дивидендов

84

75

700 000

Выделение НДФЛ с дивидендов

75

68

91 000

= 700 000 × 13%

Выплата дивидендов (фиктивная)

75

50, 51

609 000

= 700 000 – 91 000

Уплата НДФЛ

68

51

91 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Совет: при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

О подробностях читайте в статье «Какие сроки выплаты дивидендов в 2015 году?».

Удержание неизрасходованных подотчетных сумм

Итак, допустим, работник из полученных в подотчет денежных средств оплатил хозяйственные расходы предприятия, при этом у него осталась неизрасходованной определенная сумма денег. Или же он в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги под отчет, вовсе не осуществил и не оплатил хозяйственные расходы.

В первом случае работник должен представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним: вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия. Во втором случае в кассу предприятия работнику необходимо вернуть все деньги, которые он получил в подотчет. При этом отчет об израсходованных суммах им не оформляется.

Отметим, что документом, подтверждающим возврат работником неизрасходованных сумм и принятие этих сумм бухгалтером предприятия, является приходный кассовый ордер. Его унифицированная форма КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен авансовый отчет. Его унифицированная форма АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. К этому документу отчитывающийся работник должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, отчет по командировке, кассовые чеки, квитанции и другие документы на оплату хозяйственных расходов.

Повторим, что для представления отчета об израсходованных суммах и осуществления окончательного расчета по ним отведено три рабочих дня. Их следует отсчитывать или по истечении установленного руководителем предприятия срока, на который могут выдаваться наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из командировки.

Неизрасходованные подотчетные суммы подотчетное лицо должно вернуть в кассу предприятия одновременно с представлением в бухгалтерию авансового отчета.

Если работник не вернул неизрасходованные подотчетные суммы, то их удерживают из его заработной платы. Так поступать разрешает абз. 2 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса.

    г. Ярославль                                                 27.06.2011

Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на ремонт принтера, удержать из заработной платы менеджера Н.К. Разина денежную сумму в размере 1500 руб.

Бухгалтеру З.П. Степановой произвести удержание из заработной платы указанного сотрудника начиная с июня 2011 г.

    Генеральный директор    Веселов    А.А. Веселов
Исполнитель бухгалтер Степанова З.П. Степанова
С приказом ознакомлен: Разин Н.К. Разин

27.06.2011

Рисунок 3

Зарплата Н.К. Разина за июнь 2011 г. составила 24 000 руб. Значит, бухгалтер ООО “Ярило” вправе удержать из его зарплаты за указанный месяц 4176 руб. [(24 000 руб. – 24 000 руб. x 13%) x 20%]. Так как невозвращенный остаток неизрасходованной подотчетной суммы (1500 руб.) меньше этой величины, то бухгалтер удержал его полностью из зарплаты Разина за июнь 2011 г.

Дебет 94 Кредит 71

  • 1500 руб. – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Дебет 20 Кредит 70

  • 24 000 руб. – начислена зарплата за июнь 2011 г. Н.К. Разину;

Если подотчетные суммы не возвращены

Дебет 70 Кредит 68, субсчет “Расчеты по НДФЛ”,

  • 3120 руб. (24 000 руб. x 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Н.К. Разина;

Дебет 70 Кредит 94

  • 1500 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50

  • 19 380 руб. (24 000 – 3120 – 1500) – выплачена зарплата Н.К. Разину.

Допустим, руководитель организации пропустил срок, отведенный для принятия решения об удержании из заработной платы работника неизрасходованного и своевременно не возвращенного им аванса. Или данный работник оспаривает основания и размеры удержания. В этом случае организации придется обращаться в суд.

Если задолженность по ранее полученной подотчетной сумме работник погашает самостоятельно, то неизрасходованную и не возвращенную в срок подотчетную сумму в бухгалтерском учете также следует списать на счет недостач проводкой по дебету счета 94 и кредиту счета 71. Затем при возвращении суммы задолженности, например, в кассу предприятия необходимо сделать бухгалтерскую запись по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 73, субсчет “Расчеты с персоналом по недостачам”.

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять: ограничений нет.

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Начисление компенсации

20, 26, 44

73

700 000

Уплата компенсации (фиктивная)

73

50, 51

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Если подотчетные суммы не возвращены

Совет: размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Порядок предоставления денежных средств под отчет

Согласно ч. 3 ст. 137 Трудового кодекса для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, ранее выданного сотруднику в подотчет, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Условие – работник не должен оспаривать оснований и размеров удержания.

Решение работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Для удержания сумм из заработной платы работника следует получить его письменное согласие. Такие выводы приведены в Письме Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0.

Отметим, что удержания из заработной платы можно производить в ограниченном размере. Неизрасходованные подотчетные суммы следует удерживать при каждой выплате заработной платы работнику, который не вернул их в срок, в размере не более 20 процентов от невозвращенной суммы. Основание – ст. 138 Трудового кодекса.

Предлагаем ознакомиться  Порядок возврата прав после истечения срока лишения

Пример 2. Менеджер ООО “Ярило” Н.К. Разин получил 16 мая 2011 г. в подотчет 4000 руб. на оплату ремонта принтера в специализированной организации. Ремонт принтера обошелся лишь в 2500 руб.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

В ООО “Ярило” наличные деньги под отчет на оплату мелкого ремонта оргтехники на основании приказа руководителя выдаются на срок 28 календарных дней со дня выдачи. Согласно п. 11 Порядка отчитаться по израсходованным суммам следует в течение трех рабочих дней. Таким образом, сдать авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО “Ярило” Разин должен до 15 июня 2011 г. включительно.

15 июня 2011 г. Разин привез из специализированной организации отремонтированный принтер в ООО “Ярило”. В этот же день он сдал в бухгалтерию организации авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек и акт сдачи-приемки выполненных работ. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1500 руб. (4000 – 2500) – Разин не вернул.

27 июня 2011 г. Разин дал письменное согласие на удержание 1500 руб. из его заработной платы (см. рис. 2 на с. 37). В этот же день руководитель ООО “Ярило” издал приказ об осуществлении соответствующих удержаний (см. рис. 3 на с. 37).

Документ 2

Нередко в компании возникают ситуации, когда сотрудник должен самостоятельно закупить материалы для производства, расплатиться за какие-либо услуги наличными средствами либо получить командировочные (как на руки, так и безналичным путем). Все это превращает обычного сотрудника в подотчетное с точки зрения бухгалтерии лицо.

Выдача денежных средств под отчет регламентируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юрлицами…» от 11.03.2014 № 3210-У.

Кстати, о порядке ведения кассовых операций на предприятии вы можете прочитать здесь.

В данном документе указано, что сотрудник получает деньги из кассы на основании собственного заявления, в котором прописывается:

  • цель получения денежных средств;
  • запрашиваемая сумма;
  • планируемый срок траты финансов (период покупки материалов, сроки командировки, например).

Данное заявление должно быть утверждено руководителем.

Отчитаться за потраченные средства подотчетник должен в течение 3 рабочих дней после срока, указанного в служебной записке. То есть в бухгалтерии должен появиться авансовый отчет с приложением подтверждающих бумаг. Проверку документа необходимо произвести в сроки, установленные внутренними распоряжениями.

Выдача новых сумм подотчетному сотруднику осуществляется только после полного закрытия предыдущих долгов.

Также стоит отметить, что, по мнению налоговых органов, на предприятии должен существовать приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие право получать денежные средства под отчет, и сроки представления ими отчета.

Об особенностях бухучета подотчетных сумм читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять: ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Начисление материальной помощи

84, 96

73

700 000

Выделение НДФЛ из суммы матпомощи

73

68

90 480

= (700 000 – 4 000) × 13%

Выплата материальной помощи (фиктивная)

73

50, 51

609 520

Начисление страховых взносов

20, 26, 44

69

210 192

= (700 000 – 4 000) × 30,2%

Уплата НДФЛ и взносов

68, 69

51

300 672

= 90 480 210 192

Сумма налогов и взносов к уплате: 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Письменное согласие работника на удержание

                                                     Генеральному директору
ООО "Ярило"
А.А. Веселову
От менеджера
Н.К. Разина

В связи с невозвращением мною в установленный срок неизрасходованных подотчетных сумм в размере 1500 руб. не возражаю против их удержания из моей зарплаты.

    27 июня 2011 г.    Разин    Н.К. Разин

Рисунок 2

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Документ 3

Запрета на подобные действия в законодательстве нет, и ответственность не предусмотрена. Применить статью 15.1 КоАП РФ, где говорится о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, здесь нельзя. Дело в том, что перечень таких нарушений ограничен, и в него входят лишь расчеты наличными сверх лимита, неоприходование денег в кассу, несоблюдение порядка хранения свободной наличности и превышение лимита кассы. О переводе подотчетных сумм на пластиковую карту работника в статье 15.1 КоАП РФ нет ни слова.

Однако, на практике многие банки отказываются перечислять подотчетные деньги с расчетного счета компании на зарплатные счета работников. В качестве обоснования приводят пункты 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций*, в которых упоминается лишь наличная форма выдачи средств под отчет. Еще один аргумент банкиров — письмо ЦБ РФ от 18.12.06 № 36-3/2408, не позволяющее перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты.

Единственное исключение, которое делают наиболее лояльные банки, связано с командировочными расходами. Такие средства иногда разрешают переводить на карту, поскольку Центробанк допускает подобный вариант. Главное, чтобы он был прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (письмо ЦБ РФ от 24.12.08 № 14-27/513).

Избежать сложностей можно, если открыть корпоративные карточные счета для каждого из подотчетных лиц, и переводить на них необходимые суммы. Такие счета принадлежат предприятию. Следовательно, и деньги, которые на них находятся, — это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой. Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке.

Способ 4. Договор займа

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Выдача займа (фиктивная)

73

50, 51

700 000

Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)

73

68

1 342,46

= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)

Уплата НДФЛ за месяц

68

51

1 342,46

Сумма налогов и взносов к уплате: 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.

Совет: злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

О подробностях читайте в статье «Порядок списания договора займа (нюансы)».

Сумма числится за уволившимся сотрудником

Если сотрудник, который не вернул подотчетные суммы, был уволен, то по истечении срока исковой давности организация может признать его задолженность безнадежной к взысканию и списать в расходы в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете организации (п. 14.3 ПБУ 10/99).

Задолженность с истекшим сроком исковой давности подлежит списанию:

  • либо за счет резерва по сомнительным долгам (если организация создавала такой резерв). При этом оформляется проводка по дебету счета 63 и кредиту счетов 71;
  • либо на финансовые результаты деятельности организации бухгалтерской записью по дебету счета 91 и кредиту счетов 71.

Затем такая задолженность подлежит отражению за балансом на счете 007 “Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов” в течение пяти лет с момента списания (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).

Отметим, что срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из п. 2 ст. 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).

Предлагаем ознакомиться  Задолжав кредиторам большие денежные суммы

Пример 3. ООО “Ярило” выдало под отчет 18 мая 2011 г. офис-менеджеру М.А. Шоркиной 3000 руб. на покупку хозяйственного инвентаря. Напомним, что согласно приказу руководителя в указанной организации наличные деньги под отчет для названных целей выдаются на срок, равный 21 календарному дню начиная со дня выдачи.

25 мая Шоркина уволилась, по подотчетным суммам не отчиталась, денежные средства в кассу предприятия не вернула.

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, ООО “Ярило” начало отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги, – с 8 июня 2011 г.

8 июня 2014 г. ООО “Ярило” закончит отсчитывать срок исковой давности при отсутствии причин для его прерывания.

Удержание неизрасходованных подотчетных сумм

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Отражение расходов на основании авансового отчета

10, 20, 26, 41, 44, 91

71

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет: тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

27.06.2011

Рисунок 3

Дебет 94 Кредит 71

Дебет 20 Кредит 70

Дебет 70 Кредит 94

Дебет 70 Кредит 50

Бухучет невозвращенных подотчетных сумм

В любом случае невозврата подотчетных денег, будь то инициатива сотрудника либо организация сама простила этот долг, у сотрудника возникает доход, который является объектом обложения НДФЛ. Таким образом, организация выступает налоговым агентом. Однако если работник уволился, то возможность удержать НДФЛ организации может не представиться. В этом случае ответственный бухгалтер должен уведомить налоговые органы о том, что НДФЛ не был удержан и перечислен в бюджет.

Как это сделать? Путем сдачи справки 2-НДФЛ, где будет указана сумма неудержанного налога. В какой срок это сделать? До 1 марта года, следующего за годом, в котором не был удержан налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Учтите, что годовую форму 2-НДФЛ по этому работнику также нужно будет сдать.

Подробнее об этом в материале «Чиновники настаивают: о неудержанном НДФЛ нужно отчитаться дважды».

Кроме того, необходимо сообщить и самому сотруднику-налогоплательщику, что он получил доход, удержать НДФЛ с которого организация не смогла. Сделать это нужно, также выслав справку 2-НДФЛ с признаком «2».

Также сумма неудержанного НДФЛ должна быть показана в строке 080 формы 6-НДФЛ.

О правилах заполнения строки 080 расчета 6-НДФЛ читайте в статье «Порядок заполнения строки 080 формы 6-НДФЛ».

В письме Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 разъяснено, что при увольнении датой получения дохода в виде невозвращенного подотчета является день увольнения. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате средств работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). В связи с этим, если уволенному сотруднику выплачивается окончательный расчет и его хватает на удержание НДФЛ по невозвращенному подотчету, то работодатель должен это сделать.

Помимо НДФЛ на сумму невозвращенного подотчета необходимо начислить и уплатить страхвзносы (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250).

Рассмотрим ниже типовые транзакции по отражению расчетов с подотчетными лицами. Проводки сформированы исходя из инструкции к плану счетов, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

Наименование операции

Дт

Кт

Выданы деньги подотчетнику

71

50 (51)

Возвращена неиспользованная сумма аванса в рамках срока, на который выдан аванс

50 (51)

71

Сотрудник не вернул аванс по окончании срока, на который он выдан

94

71

Удержан долг за счет зарплаты или окончательного расчета при увольнении

70

94

Отражена задолженность сотрудника перед организацией при невозможности удержать ее из зарплаты

73

94

Долг погашен сотрудником по истечении срока, на который выдан аванс

50 (51)

73

Задолженность списана по истечении срока исковой давности или при прощении долга работодателем

91.2

73

По решению организации начислены страховые взносы на сумму невозвращенного долга

91.2

69

Удержан НДФЛ из окончательного расчета сотрудника при подписании соглашения между сотрудником и организацией о прощении долга по подотчету либо при отказе сотрудника вернуть долг

70

68

Выдача денег под отчет не приводит к возникновению расходов у организации как общей, так и специальной системы налогообложения (УСНО и ЕНВД). Это следует из п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 Налогового кодекса.

Возвращенные неизрасходованные подотчетные суммы не увеличивают налогооблагаемые доходы как при расчете налога на прибыль, так и единого налога при УСНО или ЕНВД. Ведь подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят, а являются его дебиторской задолженностью, пока он не отчитается по ним и не вернет неиспользованные суммы. Основание – ст. ст. 41 и 346.29 Налогового кодекса.

Безнадежная дебиторская задолженность в налоговом учете подлежит списанию на внереализационные расходы. В случае создания резерва по сомнительным долгам на внереализационные расходы следует списать суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств созданного резерва (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Так поступать может организация на общей системе налогообложения.

Обратите внимание, что истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности. Об этом говорится в Письме Минфина России от 15 сентября 2010 г. N 03-03-06/1/589.

Организация, которая применяет УСНО, независимо от выбранного объекта налогообложения на сумму списанной безнадежной дебиторской задолженности не вправе уменьшить базу по единому налогу (Письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. N 03-11-04/2/274).

Сумма списанной безнадежной дебиторской задолженности не имеет значения и для организаций, уплачивающих ЕНВД. Это следует из п. 1 ст. 346.29 Налогового кодекса.

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Удержание НДФЛ

При увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основании ст. 226 Налогового кодекса налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет.

Организация должна принять все предусмотренные законодательством меры для возвращения денежных средств, выданных работнику под отчет. Если это оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.

В соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 24 сентября 2009 г. N 03-03-06/1/610.

Ж.Кузьмина

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Налоговый консультант

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Если подотчетные суммы не возвращены
Adblock detector