Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)

Письмо об исправлении ошибки в документе

Как написать объяснительную записку

Нужно понимать, что это не докладная и не заявление, поэтому в ней нужно просто отразить уже случившийся факт.

 Правила просты:

  • Должна отсутствовать просторечная лексика, текст объяснительной записки выдержан в официально-деловом стиле;
  • Изложенная информация должна быть достоверна;
  • Всегда пишется от имени сотрудника;
  • Содержит подпись и дату оформления.

Объяснительная записка пишется в свободной форме. Но для более правильного написания стоит ознакомиться с приведенными ниже образцами.

После написания объяснительная записка об опоздании на работу передается должностному лицу, для принятия решения в отношении опоздавшего. Если будет принято решение о применении мер дисциплинарного взыскания, то данная записка будет приложена к приказу о взыскании как доказательство.

Вообще, в соответствии с законодательством, отсутствие на рабочем месте без уважительной на то причины более 4 часов считается прогулом, вслед за которым может последовать увольнение либо другое дисциплинарное взыскание.

Причины такого отсутствия могут быть серьезными и уважительными, поэтому объяснительная записка в этом случае поможет работнику оправдаться перед руководителем.

Прежде чем приступать к написанию подобного рода объяснительной, нужно тщательно проанализировать обоснование своего отсутствия.

Письмо об исправлении ошибки в документе

От ошибок в работе не застрахован не один, самый педантичный и внимательный сотрудник. Но когда руководитель сталкивается с тем, что такие ошибки были допущены, чаще всего он хочет получить объяснения по этому поводу.

Оформление такой объяснительной записки рассмотрим ниже.

Прежде всего, стоит уяснить, что ситуация должна быть описана кратко, в то же время максимально полно. Нужно указать, в чем заключаются ошибки, почему они были допущены, какие последствия это повлекло.

Обязательные реквизиты для документа:

  • Фамилия, инициалы и название должности руководителя;
  • Название компании;
  • Заголовок;
  • Непосредственно объяснение;
  • Дата;
  • Подпись.

В тексте указывайте уважительную причину, по которой были допущены ошибки, при этом свою вину не перекладывайте на других, вряд ли руководству понравится, что работник не хочет признавать недочеты в работе, допущенные им самим.

Если же вину признаете, то обязательно укажите, как сожалеете и поясните, что впредь такого не допустите.

Из примера видно, что данная объяснительная записка директору составлена грамотно, без излишеств.

Должностные обязанности каждого сотрудника зафиксированы в должностной инструкции, один экземпляр которой хранится у работодателя, другой у работника.

Каждый работник должен быть с нею ознакомлен, что подтверждается личной подписью, только потом можно требовать исполнения инструкции.

В объяснительной записке работник излагает свое видение ситуации, а руководитель решает, принять эту точку зрения либо вынести решение о взыскании.

Объяснительную на имя заведующей детского сада родители обычно пишут тогда, когда ребенок пропускает несколько дней по причинам, не связанным с заболеванием.

Родителям часто приходится писать подобные записки, так как ситуации, когда школьник пропускает занятия по разным уважительным причинам, нередки.

Объяснительная записка от родителей (либо опекунов) о пропуске занятий является документальным подтверждением уважительной причины отсутствия школьника на уроках.

Как таковой формат записки не особо важен для классного руководителя, важно то, что родители знают об отсутствии ребенка на занятиях в определенный день.

Прилагается классным руководителем для отчета по посещаемости, который составляется каждый месяц.

Как разъясняют юристы, никто не вправе требовать от родителя подобную объяснительную записку. Присутствие на родительском собрании — дело добровольное и никакими нормативно-правовыми актами не регулируется.

Студенты — народ любящий поспать пару лишних часов, опоздав из-за этого на занятия, а то и вовсе не желающий идти на лекции. Но бывают такие ситуации, когда причины отсутствия — уважительные. Главное, правильно донести это до преподавателей и декана.

Приведенные выше образцы и примеры могут потребоваться в разных жизненных ситуациях. Умение оформить такой документ грамотно лишним являться не будет.

Как видно из примеров, серьезных отличий между разными типами записок нет.

— правила ее оформления должен знать каждый бухгалтер, поскольку возникновение в учете ситуаций, требующих исправления, — явление нередкое. Рассмотрим, как ее составить, в нашей статье.

Бухгалтерская справка — универсальный первичный документ, который используется:

  1. оформления проводок, для которых отсутствуют типовые формы учетных документов.
  2. для исправления ошибок, допущенных при оформлении типовых учетных операций;
  3. проведения операций, требующих ручного распределения начисленных сумм;

Корректировки по предшествующим годам проводятся в корреспонденции со счетом 91 с отнесением сумм необходимых исправлений в прочие доходы или прочие расходы. Справка позволяет одновременно отражать исправления, вносимые как в бухгалтерский, так и в налоговый учет (ст.

Письмо об исправлении ошибки в документе

313 НК РФ)

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории: Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми.

Иногда содержание объяснительной записки вызывает не понимание и сочувствие руководства, а смех или недоумение. Но статус документа довольно высок, и чтобы не зачитывать в суде или проверяющим ГИТ сочинения, больше напоминающие юмористические рассказы или детские сочинения, специалистам по кадрам желательно разъяснить заранее, как правильно написать объяснительную записку.

  • прогул (один или несколько — не имеет значения);
  • опоздание на работу (проверьте, что время опоздания зафиксировано в акте);
  • нарушение сроков выполнения поставленного руководством задания;
  • невыполнение работником поставленной задачи;
  • нарушение требований законодательства или локальных актов;
  • другие должностные нарушения и происшествия.

Работодатель часто готовит шаблон, по которому пишется объяснительная записка. Образец можно разместить в отделе кадров или снабдить работников памяткой о правилах составления деловых документов.

  • краткость изложения проблемы и причин, в результате которых возникло нарушение;
  • обязательное указание данных уполномоченного лица, на имя которого направлена объяснительная записка (адресата);
  • обязательное указание данных самого работника, его личной подписи и даты составления;
  • деловой стиль написания, отсутствие ненормативной лексики в тексте;
  • достоверность описываемых событий;
  • изложение ситуации от первого лица.

В объяснительной записке не допускайте отвлеченных рассуждений, заявлений и просьб. Цель написания документа — объяснить события, а не просить о снисхождении. Руководству придется проанализировать указанные причины причины и решить, являются ли они достаточно уважительными в каждом конкретном случае.

Как правильно написать письмо об исправлении документов

313 НК РФ)

Существуют правила, по которым пишется любое деловое письмо. Оформление этого документа начинается с продумывания его содержания. Информация в письме должна быть представлена четко и по делу, получатель должен понимать, что именно хотят до него донести, а автор – какого результата он желает добиться.

Как пишется деловое письмо? Алгоритм примерно следующий:

  • изучить вопрос;
  • создать проект письма;
  • согласовать проект;
  • подписать его;
  • зарегистрировать;
  • послать.

Содержание любого письма должно быть понятно адресату, поэтому важно наполнить его необходимой информацией. Составителю нужно хорошо владеть вопросом, о котором идет речь. Письма бывают простыми по содержанию и сложными. Первые, как правило, короткие и часто не требуют от получателя написания ответа.

  • Во вступительной части прописывают причину написания письма, дают ссылку на какие-то документы, которые имеют значение в контексте обсуждаемого вопроса. Кроме того, вступление содержит номер письма, дату написания, заголовок, наименование, в нем указывается автор.
  • Основная часть содержит ключевую информацию: суть событий, доказательства, аргументы.
  • Заключительная часть включает основные выводы, просьбы, вопросы, требования, предложения, напоминания и т.п.

Деловое письмо всегда имеет адресата. Обращаясь к нему, крайне важно учитывать:

  • его позицию в компании;
  • характер взаимоотношений;
  • официальный характер письма;
  • нормы делового этикета.

Именно официальный стиль оформления отличает деловое письмо. Обращение в нем располагается по центру. В конце письма обычно идет фраза вроде «Выражаю благодарность за….» или «В надежде на плодотворное сотрудничество…», после чего ставится подпись отправителя.

Запрос от начальства

Общество с ограниченной ответственностью “Пример”

ИНН 7777777777, КПП 110001101

107497, г. Москва, ул. Новосибирская, д. 100

02.02.2019 N 31-и/вн

Специалисту отдела продаж В.В.Пуховой

О письменном объяснении

Уважаемая Валентина Владимировна!

1 февраля 2019 года Вы отсутствовали на работе в течение всего рабочего дня, о чем составлен акт об отсутствии на рабочем месте от 01.02.2019 N 5.

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего предписания представить

письменное объяснение Вашего отсутствия.

Приложение: копия акта об отсутствии на рабочем месте от 01.02.2019 N 5.

Генеральный директор ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ И.И.Иванов

Получено ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ В.В.Пухова

2 февраля 2019 года.

Предлагаем ознакомиться  Благодарственное письмо министру здравоохранения - Право

Документ вручают лично либо направляют по почте заказным письмом. Вместе с предписанием не лишне направить и копию самого акта о проступке, составленного по всем правилам и подписанного комиссией. Если работник не хочет подписывать, что получил предписание, его отказ и отсутствие подписи зафиксируйте письменно, с подписями двух свидетелей.

Стиль написания делового письма

При написании официального письма важно выдержать стиль. Деловое письмо нужно составлять с использованием соответствующей лексики и оборотов речи.

Следует помнить о следующих обстоятельствах:

  • обычно мы пишем деловое письмо компании в лице ее руководителя, отправителем также часто является юридическое лицо;
  • сотрудники в компаниях подчиняются определенному регламенту взаимоотношений и придерживаются субординации;
  • в деловой переписке обсуждаются рабочие вопросы;
  • документы, содержащие информацию, которая касается вопросов управления компанией, отправляются определенному адресату;
  • нередко могут возникать похожие рабочие ситуации.

Поэтому деловые письма:

  • имеют официальный обезличенный тон;
  • имеют конкретного адресата;
  • содержат актуальную достоверную на текущий момент информацию;
  • содержат исчерпывающую информацию, доказательства и аргументы.

Объяснительная записка об опоздании на работу или прогуле

Директору ООО «Пример»

И.И.Иванову

от специалиста отдела продаж

Кошкина М.С.

Объяснительная записка

Я, Кошкин Марат Сергеевич, опоздал на работу 5 февраля 2019 года на 1,5 часа в связи с тем,

что вез ребенка в школу на занятия и попал в дорожно-транспортное происшествие на своем личном автомобиле. Ожидание

сотрудников ДПС и оформление ДТП заняло больше часа. События я могу подтвердить документально.

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ Кошкин М.С.

06.02.2019 года.

Если работник отсутствовал целый день, он тоже обязан оправдаться, написав объяснительную.

Очевидно, что если причина проступка была уважительной, работнику лучше подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в записке. После того как документ получен от работника, его необходимо зарегистрировать в установленном порядке, как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копия объяснительной записки с регистрационными данными вручается работнику. Никаких особых требований к их форме нет.

Если же уважительной причины нет, об этом тоже придется написать.

Требования к деловым письмам

Что нужно помнить, составляя деловое письмо? Требования к таким письмам заключаются в следовании определенным стандартам:

  • лексика, морфология и синтаксис должны быть стандартными, содержать определенные обороты и термины;
  • эмоциональность и экспрессия исключены, основной тон – сдержанный и нейтральный;
  • четкость в передаче основной мысли, понятная манера изложения, логика в построении письма;
  • использование исключительно полезной информации, краткое ее изложение;
  • применение определенных языковых формул, используемых в подобных ситуациях;
  • использование специальной терминологии;
  • использование лексических и графических сокращений (ОАО, ЗАО, гр-н и т.д.);
  • употребление отглагольных существительных («оказать помощь», а не помочь);
  • использование простых распространенных предложений.

Знание подобных требований и стандартов пригодится не только при составлении деловых писем. Для написания хорошего коммерческого предложения тоже требуются определенные навыки. Как создать отличный оффер, можно узнать тут

Другие случаи, когда потребуется объяснительная

Письмо об исправлении ошибки в документе

Приведем некоторые формулировки, которые помогут работникам оправдаться в сходных ситуациях. Не забудьте оформить документы так, как показано на образцах выше: обязательны шапка, название документа, в конце — личная подпись и дата составления.

09.10.2019 г. я не выполнил обязательный обход территории склада в 22-00, так как резко почувствовал себя плохо, у меня произошел приступ гипертонии.

Данный факт могу подтвердить наличием на сотовом телефоне в это время вызова в скорую помощь.

09.10.2019 г. я допустила ошибку при оформлении трудовой книжки уволенного сотрудника Соткина Н.Е. поп причине невнимательности, в трудовую книжку внесены поправки в соответствии с законодательством РФ.

Утрата документов

09.10.2019 г. мной были утрачены неподписанные ведомости о выплате аванса, расчетные листы, при следовании с почты до офиса я забыла их в такси. Документы вернуть не удалось, они были восстановлены.

Задержка документов

09.10.2019 г. мной были задержаны инвентаризационные описи по материалам, так как на их оформление потребовался дополнительный рабочий день. В данный момент описи оформлен кладовщиком, подписаны мной и передан руководителю.

Письмо о смене реквизитов компании. Виды и правила составления документа

Закон 10 февраля 2017

Письмо об изменении реквизитов – это один из наиболее важных документов деловой переписки любого предприятия.

Оно несет в себе информацию, без которой невозможно дальнейшее нормальное осуществление производственной или иной деятельности компании. Чтобы правильно составить такое письмо, надо иметь перед собой его примерный образец.

Уведомление о смене реквизитов должно содержать в себе информацию, необходимую для взаимодействия между партнерами.

Вид документа

Виды деловых писем

Реквизиты – это перечень данных, получаемых любым предприятием (или организацией) при регистрации, с помощью которых его можно легко идентифицировать. Они бывают общие и банковские. Эти сведения, как правило, используются при составлении договоров и проведении платежей.

Порой некоторые данные в силу объективных причин приходится менять. Руководство предприятия должно обязательно сообщить об этом своим контрагентам и кредиторам. Для оформления подобной корреспонденции существует определенный образец.

Уведомление о смене реквизитов представляет собой письмо, в котором должна быть отражена следующая необходимая информация:

  • наименование организации-адресата;
  • Ф.И.О. и должность ответственного лица, которому оно направлено;
  • реквизиты предприятия (старые и новые);
  • текст обращения с указанием причин данных изменений;
  • дата, с которой планируется ввести изменение реквизитов;
  • подпись руководителя предприятия и дата составления письма.

Если компании ранее не приходилось заниматься подобными делами, то она может позаимствовать у своих партнеров примерный образец. «Уведомление о смене реквизитов» должно быть отправлено заранее, чтобы адресат успел отреагировать на него соответствующим образом. Передать такое письмо можно разными способами:

  • вручить лично;
  • отправить по почте;
  • передать телефонограммой.

Чтобы информация была максимально полной и понятной для партнеров, лучше использовать для составления таких писем ориентировочный образец. Уведомление о смене реквизитов должно содержать в себе только достоверные данные. В противном случае в работе предприятия могут возникнуть серьезные проблемы.

Правила составления

Обычно письмо-уведомление о смене реквизитов в первую очередь направляется всем контрагентам и кредиторам. Для его составления нет какой-то специальной унифицированной формы.

Как правило, текст такого документа составляется произвольно в зависимости от задач, которые ставит перед собой отправитель. Для оформления такого письма используются обычные правила составления деловых бумаг.

Оно может быть написано:

  • на листе формата А4;
  • на фирменном бланке компании.

Последний вариант свидетельствует об официальном характере корреспонденции, поэтому является предпочтительным. Вся информация в письме излагается последовательно. Это облегчает ее восприятие.

Как и любая другая деловая бумага, это письмо должно состоять из нескольких частей:

  1. «Шапка». В ней содержится полная информация о том, кому предназначено данное послание.
  2. Наименование документа, которое четко гласит о его целевой направленности.
  3. Информационная часть.

При составлении такого письма необходимо обязательно упомянуть, как отразятся происходящие изменения на дальнейшем сотрудничестве между контрагентами. Это является своего рода мерой предосторожности, которая поможет в дальнейшем избежать возможных разногласий и нежелательных последствий.

Очевидно, сейчас деловые письма отправляются в основном по электронной почте. В принципе чтобы написать электронное деловое письмо, нужно следовать тем же требованиям, которые предъявляются и к обычным бумажным письмам.

  • Официально-деловой стиль. Нейтральный тон изложения информации, отсутствие эмоциональных и просторечных оборотов. Четкая структура и логика повествования. Краткое изложение фактов. Все лишнее и не несущее смысловой нагрузки должно отсекаться. Официальное деловое письмо должно содержать только ту информацию, которая относится к делу.
  • Следующий момент, на который нужно обратить внимание, составляя деловое письмо – тема. Она прописывается в обязательном порядке в специально отведенном для этого поле. Нужно сформулировать ее емко и кратко, так, чтобы читатель сразу понял, о чем пойдет речь. Обычно это предложение из 3-4 слов («Запрос коммерческого предложения», «Приглашение на конференцию «Инновации -2020» и т.п.). Тема в формате одного слова – плохое решение («Вопрос» или «Дополнения»). Она не отражает сути письма. Электронные сообщения можно отмечать флажками, если они содержат какую-то особо важную информацию.
  • Для электронных писем обычно используют шрифты Arial или Times New Roman среднего размера (например, 3). Применять Caps Lock или восклицательные знаки в деловых письмах недопустимо – как уже говорилось выше, тон должен быть нейтральным. По этой же причине нельзя использовать смайлы, необычные шрифты, яркие цвета. Иногда есть необходимость выделить какие-то отдельные части текста – для этого можно использовать курсив или жирный шрифт, однако такой прием применяется очень дозированно.

    Читайте нашу статью «Как найти бизнес-идею: топовые рекомендации и советы».

  • Допустимо использовать подзаголовки, если необходимо отделить части письма, но важно, чтобы их было не более 3-4.
  • Разбивая текст на абзацы, важно не делать их чересчур длинными – максимум 4 строки. Если их больше, это может вызвать трудности с восприятием написанного.
  • Если в тексте имеется какой-то список или перечисление, лучше использовать маркеры.
  • Наличие фирменного шаблона для электронных писем сделает сообщения узнаваемыми. Такой шаблон должен хорошо читаться как с обычного монитора, так и мобильного телефона. Он должен быть уникальным, но не слишком креативным: переписка все-таки носит официально-деловой характер.
  • Если есть необходимость отправить вместе с письмом какой-то файл, не стоит вставлять его прямо в тело письма. Часто графические файлы отражаются некорректно, либо их вовсе невозможно посмотреть. Лучше прикрепить его отдельно – это надежнее. Можно дополнительно сообщить, что нужные файлы прикреплены к письму.
  • Гиперссылки должны быть синего цвета с нижним подчеркиванием.
  • Любое деловое письмо (партнеру, коллеге, клиенту), даже если это претензия, жалоба или, напротив, благодарность, должно быть написано сухим официальным тоном. Здесь неуместно выражать эмоции. Важно описать суть проблемы, четко прописать все вводные данные, привести доказательства и аргументы, внести предложения или выдвинуть требования – и все это сдержанно и нейтрально.
  • Деловая электронная переписка допускает использование сокращений и аббревиатур, если их применение считается нормой в конкретной сфере деятельности. Важно, чтобы получатель письма понял, о чем идет речь, чтобы у него не возникло трудностей при прочтении сокращений. Если есть вероятность, что их могут не понять, лучше писать слова полностью.
  • Важно поприветствовать собеседника. Идеальный вариант – «Здравствуйте, …. (Имя)». Следует обращаться по имени, как в начале письма, так и далее в тексте, если это уместно. В случае если письмо отправляется незнакомому человеку, следует написать, откуда вы узнали его адрес.
  • Правильное деловое письмо должно быть по возможности кратким. Деловая переписка не предусматривает длинных рассуждений, важно уместить суть дела в несколько абзацев. Будет отлично, если электронное письмо поместится на экране, его не придется прокручивать, чтобы дочитать до конца. Правильное деловое письмо
  • Ответ на деловое письмо должен осуществляться через специальную кнопку «Ответить», которая присутствует в любом почтовом сервисе. Благодаря этому в письме сохранится вся история переписки, и собеседник сразу вспомнит, о чем шла речь в предыдущих сообщениях, даже если общение велось довольно давно. Кнопка «написать письмо» не предоставит такой возможности, и нить разговора может быть упущена. Получатель может не понять, кто ему пишет, что от него хотят. Чтобы это выяснить, придется совершать дополнительные действия, а это мало кому понравится. Скорее всего, такое письмо просто останется без ответа. Поэтому лучше не рисковать и воспользоваться возможностями, которые предоставляет электронная переписка.
  • Если это уместно, выразите собеседнику благодарность за оказанную помощь или быстрый ответ. Эта мелочь продемонстрирует хорошие манеры и уважение к партнеру или клиенту, ему будет приятно.
  • Важно всегда сохранять хладнокровие и быть сдержанным. Бывает, что коллега, партнер или клиент ведет себя в переписке неподобающе, позволяет себе хамство или выражает крайнюю степень неудовлетворенности вашей работой. В этот момент хочется ответить тем же, однако это неправильно. Нужно всегда сохранять нейтральный тон.
  • Желательно отвечать на электронные письма быстро, в течение нескольких часов, оптимальный срок – не более 48 часов. Дольше уже не совсем этично и достаточно некомфортно для человека, ожидающего письмо. Можно подумать, что собеседник игнорирует отправителя или попросту забыл о нем, что можно воспринять как неуважение. Если сразу ответить нет возможности, допустим, решение вопроса зависит от кого-то еще и нужно время, чтобы получить его разрешение, следует написать об этом собеседнику. Он поймет, что его вопрос находится на рассмотрении, решение требует времени, поэтому необходимо подождать.
  • В заключении стоит написать что-то вроде «С уважением». Это стандартный шаблон, который используется чаще всего и воспринимается как неотъемлемая часть деловой переписки. Составляя деловое письмо, фразы типа «В надежде на взаимовыгодное сотрудничество» или «Заранее благодарю за ответ» лучше не использовать, они могут поставить человека в неловкое положение. В самом конце письма нужно указать свое имя, должность и компанию, контактный номер телефона.
  • Что касается времени отправки, то лучше делать это в рабочее время – так, чтобы собеседник мог прочитать письмо сразу после получение или хотя бы в течение дня. Посылать письма в праздничные дни, в выходные или поздно вечером не стоит – это не корректно.
  • Составляя деловое письмо, ошибки допускать нельзя. Нужно прочитать весь текст письма перед тем, как отправить его, и убедиться, что опечатки отсутствуют, грамматическая и пунктуационная составляющая в порядке, а изложенное будет понятно адресату. Важно проверить, нет ли ошибок в адресе получателя.
Предлагаем ознакомиться  Умер муж, как переоформить квартиру на жену?

Отказ от дачи объяснений

Руководство должно потребовать объяснений, но работник вправе отказаться их дать. На размышление закон дает всего два рабочих дня. Если этот срок прошел, а объяснительная записка провинившегося работника на имя начальника не поступила, необходимо составить акт об отказе от дачи пояснений. Этот документ может составить та же комиссия, которая до этого составила акт о самом нарушении дисциплины.

Образец акта об отказе составить объяснительную записку.

Важно помнить, что даже если составление всех этих документов покажется кому-то ненужной бюрократией, они играют решающую роль при возникновении спора между работником и работодателем. Если такой спор попадет в суд и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, все эти акты и записки послужат доказательством правильных и обоснованных действий работодателя.

Судебная практика свидетельствует о том, что последствия пренебрежения объяснительными записками оказываются иногда очень тяжелыми для бизнеса. В качестве доказательства приведем апелляционное определение Московского городского судаот 24.08.2016 по делу N 33-27314/2016, в котором судьи обязали руководство организации восстановить в должности нескольких сотрудников, уволенных за прогулы. Основанием для это послужило отсутствие письменных объяснительных записок по факту отсутствия на рабочих местах.

Судьи сделали вывод, что порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден, и обязал руководство организации выплатить восстановленным лицам среднюю заработную плату за вынужденный прогул. Таких решений суды всех инстанций и регионов принимают достаточно много, поэтому к процедуре составления объяснительной записки подходите предельно внимательно и не считать ее ненужной бюрократией.

Как оформить деловое письмо на английском языке

Мы выяснили, как писать деловое письмо на русском. А как обстоят дела с написанием писем для иностранных компаний?

Письмо об исправлении ошибки в документе

1. Дата

В США существует своя форма написания даты: сначала идет месяц, потом число, потом год (9 октября 2019 года будет выглядеть так – 10.09.19).В Британии дата пишется так же, как в России, однако месяц все лучше писать буквами, а не цифрами, во избежание неразберихи.

2. Деловое письмо: реквизиты получателя

  • Обращение к мужчине выглядит так: Mr (далее идет фамилия).
  • Обращение к замужней женщине: Mrs (далее идет фамилия).
  • Обращение к незамужней женщине: Miss (далее идет фамилия).
  • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

3. Адрес получателя

Для писем, которые отправляются в США, установлен следующий порядок написания адреса: номер офиса, номер дома, название улицы, индекс, название штата. На письмах, отсылаемых в Великобританию, нужно указать название графства и страны.

Письмо об исправлении ошибки в документе

4. Обращение к получателю

Обычно это:

  • Dear Madam.
  • Dear Sir.
  • Dear Sir or Madam.
  • Dear Mrs.

В письмах, которые отправляются в Соединенные Штаты, после обращения нужно ставить двоеточие. А если письмо посылается в Великобританию – запятую. Восклицательный знак в данном случае не используется.

5. Тема письма

В деловых письмах обязательно нужно указывать его тему, чтобы получатель сразу понял, о чем пойдет речь.

6. Построение текста

Для удобства чтения нужно делить текст на части, делать абзацы. Иногда можно писать все предложения с новой строки.

Читайте нашу статью «Бизнес-идеи для маленького города: секреты поиска и успешной реализации».

7. Прощание

Оно должно соответствовать стилю переписки, степень официальности определяется общим характером написанного. Если вы пишете довольно строгое деловое письмо, пример прощания может быть таким: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly…» (Благодарю Вас, преданный Вам….).

8. Оформление подписи

Тут все стандартно: после прощания идет указание имени, фамилии, должности и места работы, потом следует подпись.

9. Оформление приложений

Письмо об исправлении ошибки в документе

Если к письму прикладываются какие-то документы, в его конце необходимо указать «Enc.» и перечислить приложения.

10. В каких случаях используются заглавные буквы

  • Фамилии и инициалы.
  • Наименования компаний.
  • Наименования городов, штатов и так далее.
  • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность.
  • Первые слова в прощании.
  • Вступительные обращения.

21 ошибка современной деловой переписки

Составляя деловое письмо, правила написания которого довольно понятны и просты, не следует забывать, что его получит человек, которому не хочется тратить много времени на прочтение и попытки разобраться в написанном. Как написать деловое письмо, чтобы не вызвать недовольство получателя? Важно избегать распространенных ошибок.

1. Использование неуместных шрифтов, шаблонов, фонов и подписей

Как уже говорилось выше, хороший вариант для рабочей переписки – применение специально разработанных почтовых шаблонов. Они настраиваются довольно просто и избавляют отправителя от необходимости каждый раз думать, как оформить письмо. Если шаблона нет, важно обращать внимание на все нюансы деловой переписки:

Предлагаем ознакомиться  Как правильно оформить шапку письма от ип

Письмо об исправлении ошибки в документе

использовать белый фон, средний размер шрифта черного цвета, в конце указывать имя, должность, название компании, все контактные данные. Использовать в деловой переписке необычные шрифты и яркие цвета для фона и текста неуместно. Курсив и жирный шрифт допустимо применять в ряде случаев, но нечасто.

2. Пометка «Срочно» и тема письма

Нельзя забывать о теме, когда вы пишете деловое письмо. Нормы делового письма предусматривают краткое указание тематики. Получателю это сильно упрощает рабочий процесс: во-первых, он сразу понимает, что увидит в сообщении, а во-вторых, при необходимости его будет легче найти среди сотен других писем.

Формулировать тему документа нужно кратко, она должна быть емкой и отражать суть содержимого. Одно слово вроде «Предложение» вряд ли даст получателю представление о теме письма, поэтому важно использовать 3-4 слова, к примеру, «Предложение о сотрудничестве от компании «Ритм»».

Бывает, что в процессе переписки с клиентом тема письма меняется: сначала обсуждалось одно, но в итоге было принято решение работать над другим проектом. В этом случае не стоит менять тему, лучше просто создать новую цепочку писем, разделив разные направления деятельности в переписке.

Не стоит злоупотреблять флажком, который обозначает срочность вопроса. Его нужно ставить только на те письма, которые содержат вопросы, требующие быстрого решения.

Какие деловые письма отправляют чаще всего

3. Цитирование

Цитирование не принято использовать в деловой переписке, по крайней мере в том виде, в каком оно используется в неофициальном общении. Если необходимо сослаться на какую-то информацию, можно сделать ссылку на соответствующий документ или прикрепить его как дополнительный файл (в электронном письме) либо сделать приложение (в традиционной переписке).

4. Обращение на «Вы»

Как обращаться к собеседнику, составляя деловое письмо? Типы этих писем, коих немало, диктуют применять разный подход к этому вопросу. Обращение на «Вы» допустимо в официальных письмах, таких как, к примеру, приглашение или благодарность. В повседневной переписке использовать такое обращение не стоит, это абсолютно неуместно и порой даже нелепо. Правильнее писать «вы» с маленькой буквы.

5. Ответ на письма

Выше уже говорилось, что максимально комфортный для отправителя срок ожидания ответа составляет два дня. Поэтому стоит очень внимательно относиться к своей переписке и не откладывать составление письма в долгий ящик. Забывая ответить на письмо, мы демонстрируем неуважение к коллеге или партнеру, невнимательность, пренебрежение своими обязанностями.

Даже если в данный момент по существу ответить нечего, следует сообщить об этом собеседнику. Он увидит, что его послание было прочитано и принято к сведению. Если вы знаете, что в ближайшие дни вас не будет на рабочем месте, имеет смыл настроить в почте автоответ, в котором будет указано, что в данный момент письмо не может быть прочитано.

Можно указать контакты коллег, которые смогут сориентировать по срочным вопросам. Не отвеченные письма скрываются в куче бумаг или других электронных писем, что затрудняет их последующий поиск и ведение дел в целом. Необходимо по возможности сразу давать ответ, структурируя и облегчая свою работу таким образом.

Некоторым людям сложно отказывать другим, поэтому они предпочитают вовсе не отвечать, однако это очень некрасиво по отношению к собеседнику, который вынужден теряться в догадках относительно своего письма. Лучше один раз сказать «нет», чем заставлять собеседника ждать и надеяться.

Читайте нашу статью «Каким бизнесом заняться: самые ходовые идеи и прибыльные направления».

6. Поток мыслей

Как писать деловое письмо, если вопросов накопилось слишком много? Мы уже не раз говорили о том, что краткость в деловой переписке – одно из главных достоинств. И лучше освещать в одном письме какой-то один конкретный вопрос. Однако бывает так, что нужно уместить в одно письмо информацию сразу по нескольким аспектам работы.

Чтобы получатель смог прочитать все написанное, не упустив ни одного важного момента, нужно выделять ключевые элементы разными способами: абзацами, номерами, специальными маркерами. Письмо должно быть структурированно, мысли поданы в нем ясно, без лишних деталей. Долгим пространным рассуждениям не место в деловой переписке.

7. Название почтового ящика должно быть уместным

Деловое письмо-приглашение

Если вы в молодости создали ящик с названием «prosto_vasya» и благополучно его использовали в личных целях, для рабочей переписки лучше завести новый. Название почтового ящика – это ваше электронное имя. Оно должно быть более официальным и иметь деловой характер. Как правило, устраиваясь на работу в компанию, человек получает новый адрес корпоративной почты и не имеет проблем в этом плане. А вот люди, работающие на удаленке, нередко забывают об этом аспекте своей деятельности и часто представляют себя в невыгодном свете.

8. Неправильное обращение

Составляя деловое письмо, начало документа нужно оформлять определенным образом. Сперва идет обращение к конкретному получателю или группе лиц, которые отвечают за адресованные им вопросы. Нередко люди не указывают имя человека, к которому обращаются, и это неправильно. Иногда это вводит получателя в заблуждение. Чтобы этого не произошло, нужно указывать всех поименно.

Казалось бы, очевидно, однако стоит напомнить, что нужно тщательно проверять грамматику и пунктуацию перед отправкой письма. Посмотрите, не перепутали ли вы имена, не сделали ли ошибку в написании имени, правильно ли расставили запятые при обращении. Случайная опечатка может создать о вас негативное впечатление.

9. Время отправки писем

Письма следует отправлять исключительно в рабочее время. В противном случае можно создать определенные неудобства получателю:

  • звуковое оповещение может помешать ему во время отдыха;
  • письмо, пришедшее в неурочный час, может вызвать раздражение, ведь многие находят это неприемлемым;
  • письмо, отправленное, допустим, в выходные, может просто потеряться среди множества других писем.

Если вы написали сообщение поздно вечером в пятницу и боитесь забыть отправить его вовремя утром в понедельник, просто настройте автоматическую отправку в определенный день и час. В настройки всегда можно внести правки.

10. Не нужно писать отдельное письмо, чтобы сказать «спасибо» или «пожалуйста»

Если вы получили полезное деловое письмо, «спасибо» говорить совсем необязательно. Точнее посылать целое письмо ради одного слова благодарности не нужно. Этим вы отвлекаете собеседника: ему приходится открывать ваше сообщение, тратя на это какое-то время. Кроме того, этим действием вы заполняете паку «Входящие» в его почте в его почте, что затрудняет поиск нужной информации в ней. Если есть желание поблагодарить за что-то, лучше сделать это в следующем полноценном письме.

11. Отсутствие приветствия

Любое письмо, деловое оно или личное, нужно начинать с приветствия. Это элементарное правило вежливости, о котором никогда не надо забывать. Конечно, нет смысла здороваться каждый раз, набирая сообщение, если вы ведете переписку в течение дня. Это нужно сделать один раз – посылая первое письмо или отвечая на первое сообщение собеседника.

12. Забудьте про «Доброе время суток»

Эта фраза, которая была в ходу лет пятнадцать назад, сегодня способна вызвать лишь недоумение. Обычные «Здравствуйте» или «Добрый день» будут куда уместнее независимо от того, когда получатель откроет письмо.

13. Сокращения и односложные ответы

Создавая деловое письмо, составление которого предполагает использование сокращений и аббревиатур, подумайте, насколько они уместны в конкретном случае. Их употребление допускается, если это в принципе распространено в вашей сфере, и собеседник совершенно точно поймет, что вы хотели сказать. В противном случае, лучше перестраховаться и писать слова полностью, чтобы не ставить получателя письма в неловкую ситуацию, и не тратить собственное время на последующую расшифровку написанного.

14. В деловой переписке юмору не место

Если мы говорим о строгой деловой переписке, то она исключает шутки и всевозможные метафоричные высказывания. Информация излагается в официальном стиле, четко и по делу.

15. Неуместное использование восклицательных знаков

Нет ситуации, в которой бы имело смысл поставить восклицательный знак вместо точки в официальном деловом письме. Его место – в художественных произведениях, которые передают всю палитру человеческих чувств и требуют использования всех возможностей письменного языка.

16. Caps Lock

Заглавные буквы используются только в начале предложения. Caps Lock всегда ассоциируется с криком, поэтому его использование в деловой переписке неуместно, ведь, как мы помним, она всегда имеет нейтральный тон.

17. Фраза «Заранее благодарю за ответ»

Писать «Заранее благодарю за ответ» не стоит. Это нельзя назвать каким-то страшным нарушением правил деловой переписки, однако такая фраза может восприниматься как своего рода манипуляция. Вы ставите человека в заведомо неловкое положение, заставляя его немедленно заняться вашим вопросом. Если вопрос требует срочного решения, лучше понятно и подробно описать собеседнику проблему и попросить о ее решении.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Письмо об исправлении ошибки в документе
Adblock detector