Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)

Должность офис менеджера обязанности

Для чего составляется инструкция

Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.

В должностной инструкции работодатель указывает:

  • Какие квалификационные требования предъявляются к соискателю на должность. Следовательно, при несоответствии претендента указанным в инструкции квалификационным требованиям работодатель может отказать ему в приеме на работу.
  • Круг должностных обязанностей сотрудника. Закрепленные в инструкции обязанности помогут при разрешении трудового спора.
  • Границы ответственности за невыполнение сотрудником обязанностей.

Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.

Что предполагает данная должность

На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим (желательно филологическим или в области менеджмента) образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности (в идеале не менее 2 лет) является ключевым требованием. При этом образование у претендента может быть и средним профессиональным.

Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности. Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой.

Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:

  • структуру компании и принципы зонирования различных служб;
  • принципы управления персоналом компании;
  • сферу деятельности компании, рамки полномочий и пределы ответственности офисных сотрудников;
  • методы планирования и мотивации, используемые в компании;
  • особенности построения документооборота и порядок ведения делопроизводства;
  • особенности составления и оформления документации по стандартам, принятым в компании;
  • принципы организации обеспечения офиса предметами производственной необходимости (канцелярией, предметами обихода, санитарно-гигиеническими средствами, расходными материалами и пр.);
  • техническое оснащение офиса и правила работы с имеющейся техникой;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.

С одной из таких обязательных инструкций (по охране труда) вы ознакомитесь, прочитав нашу статью «Инструкция по охране труда для офисных работников (2016)».

Основные права офис-менеджера следующие:

  • ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
  • внесение предложений по улучшению офисной работы;
  • подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
  • распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
  • подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
  • требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.

В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.

Должность офис менеджера обязанности

Эта должность подразумевает организацию работы всех остальных сотрудников, включая руководителя, а также взаимодействие с внешним миром от лица компании посредством деловой переписки, телефонных переговоров и приема посетителей.

В небольших организациях офис-менеджер зачастую сочетает в себе функции бухгалтера по первичной документации и кадрового работника. В крупных компаниях в его подчинении могут находиться секретариат, водители и административный персонал.

Такое обилие обязанностей формирует определенный набор необходимых личностных качеств потенциального претендента на эту должность. Основные из них – это коммуникабельность, ответственность, исполнительность, оперативность, организаторские способности и пунктуальность.

Для начинающих специалистов в сфере офисного управления существуют различные курсы. В среднем, их программа рассчитана на продолжительность от 60-120 академических часов, и проводиться как в групповой, так и в индивидуальной форме.В учебных центрах слушателям предлагаются лекции, презентации, семинары, а также практические занятия для закрепления полученных знаний.

Теоретическая подготовка охватывает темы, касающиеся понятий письменной культуры и этикета делового общения, самоорганизации.  Изучаются основные понятия делопроизводства, правильного оформления служебных документов, архивного дела и номенклатуры.Поскольку на офис-менеджера часто возлагаются задачи, касающиеся кадрового делопроизводства, в процессе занятий следует усвоить  понятия документального оформления по личному составу (приказы, должностные инструкции, трудовые распорядки).

Значительное место во время обучения отводится компьютерной грамотности. В этом разделе производиться анализ данных, работа с шаблонами, затрагиваются вопросы касательно защиты документов и разработки мер безопасности. С помощью предварительно заготовленных форм, проходят практические занятия, которые заключаются в оформлении документов, составлении актов и писем.

Составляя вакансию или подыскивая работу в этой сфере, следует знать, что альтернативными названиями должности офис-менеджера могут быть: администратор, секретарь руководителя, помощник руководителя, делопроизводитель.

Предлагаем ознакомиться  Акт об ухудшении состояния здоровья на рабочем месте

Каким же может быть объявление о вакансии офис-менеджера? Ниже приведен приблизительный бланк.

Порядок утверждения должностной инструкции

Должностная инструкция может быть утверждена как самостоятельный кадровый документ либо быть приложением к трудовому договору. Должностные инструкции, как правило, не составляются персонально для каждого сотрудника, а разрабатываются для определенной должности (письмо Роструда № 3042-6-0 от 09.08.2007).

При приеме нового сотрудника на должность офис-менеджера специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает 2 экземпляра соответствующей инструкции (в них проставляется Ф. И. О. нового сотрудника). Один из них передается работнику (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).

Возможны и другие варианты фиксации факта ознакомления сотрудника с инструкцией:

  • соответствующая запись об ознакомлении делается в трудовом договоре;
  • отметка об ознакомлении ставится на отдельном листе, который подшивается к утвержденному бланку должностной инструкции;
  • делается запись в специальном журнале об ознакомлении с должностной инструкцией (локальным актом организации).

Инструкция офис-менеджера разрабатывается кадровой службой предприятия и утверждается директором. Подписывается инструкция тем лицом, которое ее составило. Форма инструкции не утверждена, но при ее составлении рекомендовано придерживаться:

  • требований к структуре и содержанию документа, отраженных в приложении к постановлению Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
  • стандартов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003.

Все должностные инструкции обычно регистрируются в специальном журнале. Подробнее о порядке ведения такого регистра вы узнаете из нашей статьи «Журнал регистрации должностных инструкций – образец».

При наличии такой практики на предприятии перед передачей инструкции на утверждение директору она может быть завизирована рядом служб, например юридической. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 виза должна включать в себя указание должности визирующего лица, его подпись (с расшифровкой) и дату.

Для утверждения инструкции может издаваться соответствующий приказ, однако на практике руководитель ограничивается подписью под грифом «Утверждаю» с указанием даты утверждения (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003). Именно с этой даты должностная инструкция вступает в действие.

Что указывать в резюме

Таким образом, при составлении резюме на вакансию офис-менеджера необходимо указать наличие приведенных выше личностных качеств и специальных навыков, а также отталкиваться от конкретных требований работодателя, указанных в описании вакансии, так как они могут существенно варьироваться по сравнению со стандартными требованиями.

Большинство вакансий доступны только при наличии диплома о высшем образовании, хотя конкретная специальность как правило не принципиальна, образование может быть экономическим, юридическим, лингвистическим, филологическим, психологическим или любым другим, соответствующим направлению работы. Помимо этого работодатель часто указывает наличие фотографии соискателя как обязательное условие приема резюме к рассмотрению. Это связано с тем, что офис-менеджер станет лицом компании, и большинству работодателей небезразлично, как оно будет выглядеть.

Должностные обязанности офис-менеджера

Желаете спокойствия и размеренности в организации труда? Проведите с офис-менеджером инструктаж о важности его служебных обязанностей, которые заключаются в следующем:1. Проводить организаторскую деятельность:

  •  закупка, учет, хранение канцелярский товаров, их инвентаризация и организация выдачи работникам;
  •  оформление платежных документов;
  •  проверка исправности офисной техники и организация нормальных условий труда персонала (соответствие санитарным условиям: освещение, температура и т.д.);
  •  документальный оборот: оформление, регистрация, а также хранение документов;
  •  проведение деловых переговоров и ведение деловой корреспонденции;
  •  встречи, приемы, регистрации и обслуживание гостей и клиентов офиса;
  •  обеспечение переговоров и конференций необходимыми материально-техническими ценностями;
  •  контроль обесточивания оборудования и офисной техники по окончанию рабочего дня.
Предлагаем ознакомиться  Права и обязанности собственников при долевой собственности на квартиру

2. Выполнять руководящие функции:

  •  управление курьерами, водителями и распределение обязанностей между ними. Произведение оценку качества их работы и контроль исполнения поставленных задач;
  •  разработка правил поведения в офисе, выдача бейджиков работникам;
  • контролировать соответствие внешнего вида работников установленным стандартам;
  • руководить работой операторов на телефоне (прием входящих, исходящих звонков, переадресация и отправка телефонограмм) и следить за грамотностью их речи.

Бланк должностной инструкции офис-менеджера

3. Руководить трудовой дисциплиной:

  • составление распорядка работы;
  • ведение, учет и анализ нарушений дисциплины и разработка предупредительных мер;
  • назначение материально ответственных лиц во время передачи от одного работника к другому материальных ценностей;
    оказание в случае надобности помощи работникам при возникновении конфликтных ситуаций в коллективе;
  • разработка и внедрение методов мотивации и систем ответственности за нарушение дисциплины.

4. Ответственно выполнять поручения руководства:

  •  печатать служебные материалы, которые нужны руководству, а также следовать другим указаниям непосредственного руководителя организации.
Разумеется, что для качественного выполнения такого огромного перечня должностных обязанностей, человек должен соответствовать определенным требованиям. К обязательным условиям при приеме на работу офис-менеджера следует отнести:
  1. наличие высшего профессионального образования без требований к опыту работы или среднего профессионального образования с обязательным стажем работы офис-менеджером до двух лет;
  2. презентабельный внешний вид;
  3. коммуникабельность, пунктуальность, грамотность, чувство такта, организаторские способности.
  1. знание конституции и действующего законодательства касательно делопроизводства, трудового и административного права;
  2. компетентность в вопросах этики делового общения и переписки;
  3. уверенное пользование компьютером, в частности теми электронными программами, которые нужны при ведении документооборота;
  4. обладание навыками пользования оргтехникой;
  5. владение техникой скоростного набора.

Несмотря на то, что должность офис-менеджера достаточно молода на рынке труда, ее востребованность сложно переоценить.  Потребность в квалифицированных специалистах этой сферы возрастает с каждым днем, а претендующие на вакансию не всегда имеют соответствующее образование и опыт. Для решения этих проблем существуют различные программы обучения.

 Ищем грамотного и толкового офис-менеджера для работы в дружном коллективе.

Если вы амбициозный и целеустремленный человек, желающий продвижения по карьерной лестнице, мы будем рады видеть вас в нашей команде. Приходите к нам на собеседование, но знайте:

1. Мы требовательно относимся к работе сотрудников, потому что хотим быть лучшими.

2. Мы постоянно учимся новому и стремимся к саморазвитию.

3. Мы предлагаем достойную оплату труда только успешным, ответственным и пунктуальным работникам.

Возможности, которые вы получите с нами:

1. Приобретение практических навыков в компании, занимающей лидирующие позиции на рынке.

2. Обучение под руководством лучших специалистов компании.

3. Конкурентоспособную заработную плату.

4. Участие в интересных проектах, конференциях, тренингах.

Вашими основными задачами будут:

· решать организаторские вопросы офиса (заказ и учет канцелярии, продовольствия и пр.);

· производить регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;

· вести деловую переписку;

· подготавливать приказы по личному составу;

· проводить телефонные переговоры с клиентами.

Наши требования к соискателю:

· высшее образование;

· пунктуальность;

· коммуникабельность и организаторские способности;

· грамотность.

Вознаграждение:

Заработная плата состоит из фиксированной ставки и премии по результатам вашей работы. Чем больше вы вкладываете в свой труд — тем выше оплата.

Если вы целеустремленный и активный человек, то присоединяйтесь к нашей команде и развивайтесь вместе с нами!

Однако, регистрироваться в ручную на каждой из них будет весьма муторно и трудоемко. Поэтому,проще и быстрее будет сделать это через специальный онлайн-сервис Jcat.

Какие удобства предоставляет данный сервис:

  • Управление вакансиями на всех сайтах в 1 личном кабинете. То есть,чтобы обновить, продлить или снять вакансии с публикации нужно сделать всего 1 действие и изменения вступят в силу сразу на всех сайтах.
  • Отклики и резюме со всех сайтов вакансий в одном списке. Выбирайте кандидатов и проводите собеседования. Сохраняйте историю работы по вакансии в личном кабинете. Система статусов позволит быстро найти нужного кандидата.
  • Ответы кандидатам в 1 клик. Можно использовать встроенные шаблоны для ответа кандидатом или создавать свои.
  • Отслеживание кандидатов на каждом этапе HR воронки. Деление кандидатов на группы: «Новые», «Подумать», «Телефонное интервью», «Собеседование», «Предложение о работе», «Принят на работу» — позволит не потерять кандидата ни на одном из этапов.
Предлагаем ознакомиться  Алименты в твердой денежной сумме: как подать, взыскание, образец заявления

   Попробуйте сервис Jcat по ссылке тут — это действительно удобно!

Поскольку работа в агентстве недвижимости во многом связана с наращиванием клиентской базы, а также тщательной проработкой юридической базы сделок, работа офис-менеджера непосредственно связана с этими особенностями.

Может потребоваться размещение рекламной информации, заказ сувенирной продукции, обзвон действующих или потенциальных клиентов, разъяснение последовательности действий по оформлению недвижимости, в том числе в государственных органах, банках, у нотариусов.

Работа, связанная со строительством, подразумевает большой объем закупок строительных материалов, логистику их перевозок, лизинг тяжелой техники, прием на временную или сезонную работу дополнительных сотрудников по срочному договору, в том числе иностранных граждан. Определенная часть этих обязанностей, в зависимости от размера компании, может быть возложена и на офис-менеджера.

Страховые компании

Дополнительная специфика страховых компаний часто добавляет к обязанностям офис-менеджера учет производительности сотрудников, обзвон клиентской базы, направление коммерческих предложений и расчетных документов, подготовку договоров страхования, заказ полиграфической и рекламной продукции.

Так или иначе, но практически в любой сфере работы организации от офис-менеджера требуется работа с ее клиентами. Это может быть и просто прием посетителей, и направление их к нужному специалисту, и самостоятельная работа с клиентом в рамках своих полномочий, и привлечение новых клиентов, и активные продажи при необходимости.

Дополнительно следует отметить, что необходимо четко понимать различия в должностях секретаря и офис-менеджера, поскольку, как следует из всего вышесказанного,  должностные обязанности офис-менеджера часто могут включать в себя также и секретарскую работу, но в целом гораздо шире, и совмещение этих должностей происходит только в тех случаях, когда штат организации достаточно небольшой, а объем обязанностей не обеспечивает загруженности двух штатных единиц со схожими функциями.

Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.

В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:

  • обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
  • систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
  • прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
  • распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
  • обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
  • разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
  • организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
  • обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
  • организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
  • организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
  • планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
  • организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
  • контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
  • координация завершения/начала трудового дня.

Итоги

При приеме на работу офис-менеджера важно заранее очертить круг его обязанностей. Необходимые правила поведения обычно закрепляются в должностной инструкции — локальном документе, в котором содержатся все требования руководителя к подчиненному.

Должностная инструкция утверждается руководителем и передается сотруднику для ознакомления. Роспись об ознакомлении означает, что сотрудник обязуется выполнять все вмененные ему функции, а также знает об ответственности за их неисполнение. 

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Должность офис менеджера обязанности
Adblock detector